6 eigenschappen van een goede event planner

27/8/2015

Event planner worden, het is niet weggelegd voor iedereen. Dat is niet onlogisch: een bedrijfsevenement, huwelijk of ander groot feest plannen, is een grote verantwoordelijkheid en vergt heel wat voorbereiding. Er zijn best wel wat vaardigheden die je moet beheersen om zo’n opdracht tot een goed einde te brengen. Of je nu zelf event planner wil worden of op zoek bent naar een toegewijde professional, het is belangrijk om deze zes eigenschappen op te speuren.

1.    Organisatorische skills: een must voor een event planner

event plannerEen event planner moet van elk detail op de hoogte te zijn en dat vraag veel organisatievermogen. Zeker als je verschillende projecten tegelijkertijd aanpakt en met verschillende leveranciers werkt, is goed georganiseerd zijn een must. Mensen aansturen, prijzen vragen en vergelijken, een geschikte locatie zoeken, deadlines halen, de catering regelen … Zonder organisatietalent kom je er niet.

2.    Een event planner moet flexibel zijn

Net zoals alles in het leven, gebeurt het zelden dat de dingen lopen zoals je had gepland of voorzien. Dat geldt zeker in de wereld van evenementen. Het is belangrijk om je snel aan te passen aan nieuwe situaties. Het is onvermijdelijk dat die zich voordoen.

3.    Creativiteit? Yes, please!

Een ongezien evenement organiseren is geen evidentie. Het vraag veel creativiteit om je klanten een evenement te bieden dat mooi aansluit bij hun wensen en budget. Sommige klanten hebben al een concept in gedachten, andere dan weer helemaal niet. Deze laatste groep moet je van creatieve ideeën kunnen voorzien.

4.    Een event planner is een geboren multitasker

Doorgaans werkt een event planner simultaan aan meerdere evenementen of projecten. Als je het overzicht verliest, ben je eraan voor de moeite. Het is met andere woorden belangrijk om je agenda goed te beheren in je werkplanning en gericht taken af te werken voor verschillende klanten.

5.    Gedegen budgetbeheer

Elke klant komt naar jou met een ander budget. Een goede event planner moet in staat zijn met elk budget een mooi resultaat neer te zetten. Het is belangrijk om de kosten goed in de gaten te houden en erop te letten dat je geen budgetten overschrijdt. Een netwerk hebben helpt, alsook de kennis om in te schatten hoeveel de verschillende onderdelen van een event zullen kosten.

6.    Aanleg hebben voor time management

Wat de vereisten van het evenement ook moge zijn, alles moet tegen een vooropgestelde deadline in de plooi vallen. Het is jouw taak als event planner om die deadlines te respecteren en te halen.